מסמר האירוע

דמיינו את הסיטואציה הבאה – הרגע הסתיים עוד אירוע עסקי מדהים שסייעתם לארגן. אחרון האורחים נכנס לרכבו, אנשי הקייטרינג מקפלים את הכיסאות, כל המנהלים הבכירים מסמסים לכם מחמאות, ובבית מחכה לכם/ן המשפחה שהתרגלה לשמוע אתכם צועקים על ספקים ונלחצים מכך שפסלוני הקרח לא יגיעו בזמן. זהו, הכל מאחוריכם, אפשר לנשום לרווחה ולטפוח לעצמכם על השכם על שהרמתם כזה אירוע מוצלח. ואז אתם נזכרים. עוד שבוע צריך להתחיל לעבוד על האירוע הבא. איך תגרמו לו להיות מוצלח יותר מזה שרק הרגע קצרתם בגינו תשבוחות??

כאמור, מלכוד 22 של ממש. סביר להניח שכאשר אתם פונים לאותו קהל, כנהוג באירועי חברה, תרצו שכל אירוע שתפיקו עבורם יהיה בלתי נשכח. כתוצאה מכך, תמצאו את עצמכם מתאמצים שוב ושוב להגות אירוע אשר יתעלה על קודמו. אך כפי שהגדיר זאת איש צוות האירועים של אחת מחברות ההייטק הגדולות במשק - "נוצר מצב אבסורדי, בו אנשים מצפים לרמת גירויים והנאה שתשתווה לפחות לזו שחוו באירוע האחרון, ואנו נאבקים למצוא מהו ה- דבר שייתפס כמוצלח יותר מה- דבר שעשינו באירוע הקודם".

הטוויסט בעלילה
אותו "דבר" הוא לעיתים קרובות גימיק כלשהו, משהו שיבדיל בין האירוע שהיה לאירוע שיהיה, שישלח את המשתתפים הביתה עם זיכרון מתוק וברור של אותה חגיגה. בדיוק בשל כך, החלטנו לאסוף מספר רעיונות מקוריים וחדשניים שיוכלו בקלות לשדרג לכם את האירוע.

1. מיתוג מתוק
מתנות ממותגות משמשות הן כמוקד עניין באירוע עצמו והן כמזכרת נחמדה המותירה חותם  בסיומו. למשל, מעטים האנשים שיסרבו לשוקולד איכותי. ואם הוא יגיע בתוספת לוגו של החברה או ברכה מותאמת אישית, כמו שמציעים ב- Roy שוקולד, מה רע?

2. והרי החדשות
גימיק חדש שתופס תאוצה בחודשים האחרונים הוא העיתון - עיתון בהתאמה אישית לאירועי חברות, המכיל כתבות, תמונות וידיעות על כל שתחפצו. כמובן שצורות השימוש הם בלתי מוגבלות, כך שתוכלו לערב את המשתתפים באירוע עוד בטרם קיומו או לחילופין להפוך את האירוע לחווייתי בו יחולקו המשתתפים למדורים שונים ויפעלו כמערכת עיתון לכל דבר. באותה מידה תוכלו לאסוף ידיעות ותמונות מאירועים קודמים ולחלקו בהפתעה במהלך האירוע, דבר שיצור באזז נוסף. כמובן שיד הדמיון היא הקובעת ומה שחשוב הוא הטוויסט.

3. תגידו צ'יז
שי נחמד שתמיד עובד, מבלי להפוך נדוש לעת עתה, הוא תמונה או מגנט המצולמים תוך כדי האירוע. יש מספר חברות המתמחות בתאי צילום, דוגמת Photo Fun, וניתן ואף רצוי לנצל גם את שלל האביזרים שאפשר להצטלם עימם. מארגני אירוע יצירתיים במיוחד, מוזמנים לחשוב על אביזרים מקוריים שיתאימו לרוח החברה ולמסרים שברצונה להעביר. כמובן שגם כאן, הדמיון הוא הכלי המרכזי ואפשר לשלב את התא עוד בטרם האירוע עצמו במהלך יום שגרתי וליצור סרטון משעשע לאירוע. 

4. צליל מכוון
היות ובבסיס כל אירוע נמצאים האוכל, המוסיקה והנאומים, מספיק לשדרג אחד מאלה בשביל שהאירוע כולו ייזכר לטובה. לדוגמא, חברת PRIMA מתמחה בהתאמה מיוחדת של הרכבים מוזיקליים לאירועים. אין הכוונה לזמרים/ להקות מפורסמות, אלא להרכבים ייחודיים שיספקו רקע מוזיקלי אופטימלי למאורע.

5. אדוני הדובר
נאומים הם עקב אכילס של אירועי חברה באשר הם ומהווים פוטנציאל לא קטן לאובדן המומנטום והקהל. עם זאת, ברור שאין לוותר על העברת המסרים הרלוונטיים. דרך יצירתית ואפקטיבית שאף תיצור עניין נוסף היא שילוב סרטונים קצרים שיוצגו לאורך כל האירוע, כפי שמציעה חברת וידיאו פלוס. פעולה כזו תגרום לכל משתתף להיחשף למסרים בזמנו ובדרכו.

6. פעילות בוקר
כאשר מדובר בקבוצות לא גדולות, ישנן מגוון אפשרויות לעריכת אירועים לא שגרתיים המשלבים פעילות פיזית או לפחות יציאה מארבעת הקירות המוכרים. סיורים מודרכים מאפשרים יציאה מהשגרה, ואם משלבים אותם עם בילוי קולינרי כזה או אחר, סביר להניח שהמשתתפים ייצאו מרוצים במיוחד. טלי פרידמן, לדוגמא, מציעה סיורים מרתקים בשוק מחנה יהודה, המלווים בטעימות ובהכנת ארוחה משותפת בסטודיו לבישול אטלייה, הנמצא בלב ליבו של השוק ההומה.

אופציה נוספת היא סיור בסגווי. כלי התחבורה המעניין תמיד מושך תשומת לב ומאפשר לכסות שטח רב ללא מאמץ, גם בימי הקיץ החמים. כמובן שחשוב לוודא שכל המשתתפים מוכנים לקחת את הסיכון הכרוך בנסיעה בסגווי, אך בחברת SEGS מבהירים כי מדובר בפעילות פשוטה שאפילו מתאימה לילדים וכל סיור מתחיל בהדרכה בת רבע שעה, כך שאחריה המשתתפים אמורים להרגיש בטוחים ונינוחים יותר להתחיל בנסיעה.

7. למי שמעדיף להישאר במקום, מגוון האפשרויות שמציע שירות TruckBox יכול לספק לכם את הדינמיות. מדובר במתחם אירועים הבנוי על גבי משאית ומכיל שלל אלמנטים להקמת אירועים (עד 250 איש) – שירותי בר, הגברה ותאורה, במה ועוד. המשאית יכולה להגיע למקומות רבים ולשמש כמוקד האירוע ובכך מאפשרת גמישות מירבית בבחירת המיקום ולכם נותר רק להיסחף.

מסר לדרך
מגוון הגימיקים בהם ניתן לעשות שימוש באירוע על מנת למקסם את התעניינות המשתתפים הוא גדול ורב. עם זאת, המפתח לאירוע שכזה נמצא בשילוב מנצח בין גיוון להתאמה אישית. מצד אחד, חשוב לחדש ולהפתיע את הקהל בכל פעם מחדש. מצד שני, ההפתעה צריכה לקלוע לטעמם של המשתתפים או לפחות להעניק להם ערך מוסף. לשם המחשה, הופעה של יובל המבולבל באירוע השנתי של בכירי המשקיעים בחברתכם תהווה חתיכת הפתעה, אבל כנראה לא מהסוג שיעודד אותם להושיט את ידם לכיס. אז לפני שאתם מחליטים על כיוון מסוים, זכרו כי לא מספיק להשתמש בגימיק, הוא צריך להיות הגימיק הנכון.