אירוע להמונים

אחד הפרמטרים המשפיעים ביותר על תכנון אירוע הוא מספר המשתתפים שאמורים לקחת בו חלק. עובדה זו נכונה לא רק לעולם האירועים העסקיים כמובן, כפי שיעיד כל זוג המתכנן חתונה, אך עם זאת כאשר מדובר בחברות גדולות המונות אלפי עובדים, האתגר משמעותי אף יותר. כהרגלנו בקודש החלטנו שכגודל האתגר גודל הרצון שלנו לסייע בהתמודדות עימו ולכן ריכזנו עבורכם את רשימת הדברים שרצוי לקחת בחשבון כאשר מפיקים אירוע מרובה משתתפים.

דעו את קהלכם
גם הארגונים ההומוגניים ביותר בהכרח ימצאו עצמם עם מספר סוגים של קהלי יעד עקב מספרם הגדול העובדים. קשה עד בלתי אפשרי לקלוע בעת ובעונה אחת לטעמם של כולם: הורים לילדים קטנים, רווקים הוללים, וורקהוליקים נצחיים כנראה יעדיפו אירועים שונים. על מנת לא ליפול לבור ה"תפסת מרובה, לא תפסת" חשוב מאד להגדיר עבור כל אירוע מהי אוכלוסיית היעד שלו וכך בהתאמה, להציע לאורך השנה אירועים מסוגים שונים כך שכל העובדים יזכו ליהנות מהם.כמובן שבדיוק מהסיבה הזו אין טעם להיפגע מתלונות הנובעות מעניין זה שכן לא תוכלו לרצות את כולם.

המיקום הגיאוגרפי הוא גם פרמטר חשוב אך שולי בהיות ומדובר באלפי עובדים שככל הנראה לא מתגוררים באותו איזור. לכן חשוב לגוון לא רק באופי האירוע אלא גם במיקום בו הוא נערך. כך, שומרים על איזון יחסי בין מאמץ העובדים וכמובן שתחבורה מסודרת ממקום העבודה היא הפתרון הפשוט ביותר לכך.

עניין של זמן
למרכיב הזמן באירוע יש חשיבות גדולה במיוחד כאשר אלפי משתתפים לוקחים בו חלק. בשורה התחתונה, כל דבר לוקח הרבה יותר זמן ויש לתת על כך את הדעת. אם מדובר בזמן המוקצב להגעה והתכנסות, להגשת האוכל (שצריך שיהיה טרי וחם עבור כל המשתתפים ולא רק עבור ברי המזל שהצליחו להידחק לראשית התור), לחלוקת המתנות בסוף האירוע וכיו"ב. מעבר לזמן יש לזכור שכאשר מדובר באלפי אנשים לא ניתן להשאיר שום דבר ליד המקרה. לצורך העניין, עשרים איש יכולים לדאוג לעצמם לחנייה, לאלפיים איש יהיה קשה קצת יותר.

השקעה נבונה
תקציב הרווחה בארגונים גדולים יהיה מטבע הדברים גדול יותר מאשר בקטנים, אך ישנם עדיין שיקולים כלכליים שחשוב לקחת בחשבון. גם האירוע הקטן ביותר כגון חלוקת מתנות צנועות, יחייב הוצאה משמעותית. בנוסף, אירועים גדולים מחייבים הכנה ממושכת יותר מראש ובשל כך, יש לתכנן בקפידה את לוח האירועים השנתי ולנהל באדיקות מעקב תקציבי.

ואם כבר בתקציב עסקינן, אי אפשר שלא להתייחס גם לסוגיית הביטחון (ממש כמו בממשלה שני אלה הולכים יחד). בניגוד לאירוע בו משתתפים מספר קטן של אנשים, אירועים מרובי משתתפים מחייבים היערכות ומתן מענה לסוגיית האבטחה. הכוונה היא כמובן לשימוש במאבטחים ותיאום עם המשטרה, בעת הצורך. זהו נושא שאסור להזניח מהסיבות הברורות.

השלם גדול מסך חלקיו
עם כל הנאמר, יש לזכור שלאירוע רב משתתפים יש הרבה יתרונות שבראש ובראשונה מתבטא בתקציב גדול יותר המאפשר הפקת אירועים מרשימים יותר (הראו לי ארגון קטן שישכיר עבור עובדיו את אמפי קיסריה למשל, או שיסגרו רק עבור עובדיו את הסופרלנד). בנוסף, מספר עובדים גדול משמעו שלארגון יש כוח קנייה מאסיבי שיהווה כלי לקבלת מחירים אטרקטיביים עבור מקום האירוע, ההסעדה או הפעילות המתוכננת. כח הקנייה הזה מאפשר גם שיתוף פעולה הדוק עם ספקים שישמחו להגיע למשרדי הארגון ולהציע את מרכולתם. כך ניתן לדוגמא, לארגן בקלות יחסית ירידי מכירות גדולים (בשבוע הספר למשל), או למסד נוהג שבועי כזה או אחר (כגון מכירת עוגות וחלות לקראת שבת).

לא הגיוני, וככל הנראה גם לא משתלם, לנסות לעמוד בכל הקריטריונים שלעיל בכל אירוע ואירוע. סוד ההצלחה עם זאת, טמון בתמהיל אירועים נכון, כזה שיותיר רוב מכריע של העובדים בתחושה שדאגו להם ושלקחו את צרכיהם ורצונותיהם בחשבון. מי שיצליח וישכיל לעשות זאת, יזכה בהכרת התודה לא רק של הנהלת הארגון, אלא גם בזו של העובדים. ומה יכול להיות טוב יותר מהיותך מושא הכרת התודה של כמה אלפי אנשים?