התכנסות מחדש

בחירת מקום לכנס יכולה להיות משימה לא פשוטה, במיוחד כשהמבחר גדול ולכל מקום יש את הייחוד שלו. חוויה אישית היא תמיד יתרון מועדף, אך כאשר קיים מגוון רחב של אולמות וכנסים ברחבי הארץ, ומשאבים כמו זמן וכסף יקרים ומוגבלים, אתם עלולים למצוא את עצמכם מתפשרים.

למרות כמות הנתונים המדהימה שאפשר למצוא ברשת על מקומות לכנסים, חובה לבקר במקום לפחות פעם אחת לפני שסוגרים עסקה. ובכדי לחסוך בביקורים מיותרים במקומות שלא עומדים בקריטריונים שהוצבו, אספנו עבורכם כמה כללי בסיס:

1. התאמה גיאוגרפית וקונספטואלית - תחילה יש לחפש ברשת מקומות לכנסים שיכולים להתאים מבחינה גיאוגרפית ומבחינה קונספטואלית. שימוש בפורטלים ומנועי חיפוש שונים יעזור לסרוק מספר רב של מקומות לכנסים בפרק זמן קצר. 

2. קשר ראשוני - יש לוודא שהמקום יכול לספק את השירותים הדרושים לכנס בהתאם לנתונים שבידכם ולכן, לא פחות חשוב ליצור קשר טלפוני טרם הביקור הראשוני. כבר בהתקשרות הראשונית ניתן לקבל מושג לגבי רמת השירות במקום, שתגיע בשלב מאוחר יותר גם לאורחי הכנס.

3. לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן - אם המיקום הנבחר אינו ברור לגמרי מבחינת מיקומו הגיאגרפי, מומלץ לקבל מיקום ודרכי גישה מדויקים בכדי לדעת עד כמה נגיש המקום לאורחים. כמו כן, יש לוודא שישנם סידורי חניה המתאימים לכמות האורחים הצפויה.

4. נגישות - נושא הנגישות לאתר עבור אנשים עם מוגבלויות מחויבת ע"פ חוק. עם זאת, יש לוודא שהמקום מיומן בקבלת אנשים עם מוגבלויות ושהתנועה במתחם נוחה ופשוטה. אם האירוע כולל השכרת כמה מתחמים, חשוב לבקר בכל מתחם באופן פרטני. יש לבדוק את דרכי הגישה, תקינות מערכת מיזוג אוויר וקיומם ותקינותם של עזרים נוספים.

5. עזרה טכנית - מקומות לכנסים מכילים מפרטי ציודים ועזרים טכניים שונים. חשוב לוודא שישנה תמיכה בכל העזרים הטכניים כגון מערכת הגברה, מערכת תאורה, מקרן, מסך וכדומה, הדרושים לקיומו של הכנס. שימו לב לבדוק את חיבור הרשת. מקום לכנס המכיל את כל האלמנטים הדרושים אך חסר חיבור רשת יכול לסכל מצגות שלמות ולפגוע באופי האירוע ובתקינותו.

6. ריבוי הצעות מחיר - במידה וישנם כמה מקומות לכנסים באותו איזור ובאותה רמה, יש לקבל הצעות מחיר מסודרות מכולם. תתפלאו לגלות את ההבדל ברמת המחירים בין מקומות הנמצאים באותו איזור גיאוגרפי ונותנים את אותו שירות. בחירת

מקום לכנס, אינה משימה פשוטה, אך עם מעט תשומת לב, סבלנות וחיפוש מדוקדק, אפשר למצוא את המקום המדויק.