אירוע חברה: מגשי אירוח או קייטרינג עם צוות?

הרצון להעניק חוויה אקסקלוסיבית לאורחים, להרשים וליצור את אפקט ה"וואו" הוא מובן לחלוטין, אך בפועל הזמנת צוות שירות מלא טומנת בחובה לא מעט חסרונות, אתגרים לוגיסטיים מסובכים וכאבי ראש שחשוב להכיר היטב לפני שחותמים על הזמנת עבודה. הנה המדריך שיעזור לכם לעשות סדר.

 אפקט הוואו. צילום: יח"צ דליס מגשי אירוח

מתי מגשי אירוח מספיקים?

מגשי האירוח מהווים פתרון קל, נקי ואלגנטי שמספיק כמעט לכל האירועים. אפס סיבוכים לוגיסטיים וכאבי ראש ובעיקר - אפשרות אמיתית ליהנות באירוע של עצמכם ולהרגיש בו כמו אורחים. זהו הפתרון המושלם למפגש קצר, ישיבת צוות ארוכה או אירוח פשוט במשרד, במיוחד כאשר יש במקום מישהו שפנוי לקבל את המשלוח, לסדר אותו בקלות ולפנות את הקופסאות בסיום.

בחירה במגשי אירוח מאפשרת לכם כמארגנים ליהנות משקט נפשי ומגמישות מוחלטת בלוחות הזמנים. התוצאה היא אירוע עם אווירה קלילה, מגבשת, פתוחה ובלתי אמצעית שהמשתתפים בו ניגשים בחופשיות לשולחן, בוחרים פינוקים קטנים לפי הקצב והרצון שלהם ונהנים משיחות עומק זורמות ללא הפרעות חיצוניות.

ברובם המוחלט של האירועים בסביבה העסקית והפרטית כיום מגשי אירוח הם אופציה מנצחת: הרמת כוסית, ימי גיבוש, ישיבות צוות ארוכות ועוד. מגשי האירוח משחררים אתכם מטרדות ההפקה והלוגיסטיקה, חוסכים כסף רב שניתן לנתב לשדרוג איכות האוכל ומוכיחים שניתן לארח בסטייל יוקרתי, טעים, מגוון ובלתי נשכח באפס מאמץ.

היתרונות של מגשי אירוח

היתרון המרכזי של מגשי אירוח הוא הקונספט של "Ready to Serve" (מוכן להגשה) הודות למהפכת ה"פוד סטיילינג" (Food Styling). מגש האירוח עצמו הופך להיות האטרקציה באירוע מכל הבחינות, כך שמבחינת "אפקט הוואו" אתם מסודרים בכל המובנים.

נתחיל מהבחינה הוויזואלית. אתם מקבלים את המנות בתוך קופסאות יפהפיות, מהודרות ושקופות שאותן פשוט פותחים ומניחים ישירות על השולחן בחדר הישיבות או בפינת ההסבה. אין שום מאמץ מצדכם, לא צריך לשטוף כלים בסוף (או להקצות מקום לכך). האורחים שלכם בטוח ישלפו את הטלפונים ויעלו תמונות לאינסטגרם.

וכאן מגיע היתרון השני. הטעם. מגשי אירוח מאפשרים לכם להשקיע מאה אחוז מהתקציב שלכם נטו באיכות האוכל, בחומרי גלם מובחרים, בשפע ובמגוון הרחב של המנות. במקום לשלם על לוגיסטיקה אתם מתרכזים במה שחשוב באמת.

 מגש האירוח עצמו הופך להיות האטרקציה באירוע. צילום: יח"צ

מתי כדאי להזמין קייטרינג עם צוות?

קיימים מצבים בהם יש הצדקה לוגיסטית ומקצועית להזמנת צוות שירות, למשל אירוע ארוך וממושך של חצי יום ומעלה הדורש חידוש מתמיד של עמדות המזון (כמו כנסים גדולים), קבלות פנים רשמיות מאוד לאורחי VIP מחו"ל, אירועים שבהם שירות אישי ומלצרות צמודה הם חלק בלתי נפרד מהפרוטוקול העסקי הנדרש ועוד.

סיבה מרכזית נוספת להזמנת צוות היא מצב שבו אתם כמארגנים חייבים להיות פנויים לחלוטין, הן לאירוח והן לניהול האירוע - מה שלא משאיר לכם יכולת או זמן להתעסק בלוגיסטיקה. במקרים כאלה ניתן בהחלט להיעזר בשירות של קייטרינג חלבי עם צוות מקצועי.

מה הצוות עושה בפועל?

הכנסת צוות חיצוני למשרד או למתחם דורשת היערכות. הצוות אחראי על הקמה, סידור הבופה, חידוש המנות תוך כדי האירוע, הגשה ופינוי הכלים. מוכרח גם להיות מנהל אירוע חיצוני שיתפעל את הלו"ז ויפתור מיידית כל בעיה, מה שיאפשר לכם להתרווח ובאמת ליהנות.

הנוכחות הפיזית של מלצרים שמסתובבים בין האורחים ומפנים צלחות תוך כדי שיחה מפריעה, יוצרת אווירה מעונבת ורשמית מדי (שלא לומר מנוכרת) ופוגעת בזרימה הטבעית והאינטימית של שיחות המינגלינג.

מה צריך לבדוק בהצעת המחיר כשמזמינים קייטרינג?

הזמנת קייטרינג אמנם מבטיחה שקט נפשי, אבל היא משאבה תקציבית לא מבוטלת. כשאתם שוכרים צוות נתח עצום ויקר מהתקציב שלכם מופנה ללוגיסטיקה במקום לדברים החשובים - האוכל והחוויה הקולינרית של האורחים שלכם.

כדי להימנע מהוצאות לא מתוכננות ודאו שהצעת המחיר מפרטת הכל: שעות העבודה (בדגש על תמחור שעות ההקמה והפירוק), מספר אנשי הצוות ביחס לכמות האורחים, רשימת הציוד והכלים שאתם מקבלים, פירוט לגבי הכללת עמדות שתייה קרה וחמה ובעיקר - מה בדיוק כלול במחיר הסופי ומאיזה אלמנטים הוא מורכב.

איך מקבלים את ההחלטה הנכונה?

טעות נפוצה היא לבחור את סוג האירוח רק לפי מספר המשתתפים. בפועל, בחירה מושכלת צריכה להיעשות לפי משך האירוע, אופן ההגשה הרצוי לכם והתנאים הפיזיים במקום. בחירה שלוקחת בחשבון את כל הפרמטרים הללו תבטיח אירוע מוצלח ונטול לחצים. אנחנו בדליס עומדים לרשותכם בכל אופציה שתבחרו. דברו איתנו. נשמח לעזור לתכנן ביחד אתכם את השמחה הבאה.

www.delis.co.il

כשרות מהדרין בד"צ

מרכז הזמנות ארצי 035600274

** הכתבה בשיתוף דליס

** המידע בכתבה הוא כללי ונועד לסייע בבחירת שירותי אירוח וקייטרינג. סוגי השירותים, תכולתם, זמינותם ומחיריהם עשויים להשתנות בהתאם לספק, להיקף האירוע ולתנאי ההזמנה.

צילום תמונת שער: AI